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LEISTUNG 04
Jedes Dokument in Sekunden gefunden und jede geschäftliche E-Mail gesetzeskonform aufbewahrt – auf Ihrem eigenen Server in Deutschland, nicht in fremder Hand.
paperless-ngx (DMS) · GoBD-Archivierung · DSGVO
Wann Sie das brauchen
1
Rechnungen im Ordner, Verträge im Mailpostfach, Protokolle auf dem Laufwerk. Jede Suche kostet Minuten, jede Doppelablage Nerven.
2
Steuerlich relevante E-Mails müssen nach GoBD unveränderbar aufbewahrt werden. Ein normales Postfach erfüllt das nicht.
3
Kundendaten, Personalakten, Verträge – das soll im Haus bleiben. DSGVO-konform und ohne monatliche Gebühr pro Nutzer.
Leistungsumfang
A · Papierloses Büro: Installation paperless-ngx auf Ihrem Server oder NAS · OCR-Einrichtung (Volltextsuche) · Ablage-Logik nach Korrespondent, Dokumenttyp und Tags · Import-Workflow von Scanner und Postfach · Backup-Konzept · Team-Schulung. B · E-Mail-Archivierung: Auswahl und Einrichtung einer revisionssicheren Archivlösung · Anbindung an Ihre Postfächer · Aufbewahrungsregeln · Zugriffs- und Protokollkonzept · Dokumentation für den Steuerberater.
Keine Steuer- oder Rechtsberatung: Ich baue die Technik, die rechtliche Bewertung macht Ihr Steuerberater. Einrichtung und Schulung sind fix, der laufende Betrieb liegt bei Ihnen – oder im Wartungsvertrag bei mir.
Ablauf
01
Welche Dokumente, welche Postfächer, welcher Server? Ich sehe mir Ihre Ablage an und kläre mit Ihnen und dem Steuerberater, was aufbewahrt werden muss.
02
Ablagestruktur, Archivregeln, Backup und Zugriffe stehen auf Papier, bevor etwas installiert wird. Dazu ein Festpreis für Einrichtung und Schulung.
03
Installation auf Ihrem Server, Anbindung von Scanner und Postfächern, Import des Altbestands mit OCR.
04
Ihr Team lernt Ablegen, Suchen und Freigeben. Sie bekommen Dokumentation und alle Zugänge – die Daten gehören Ihnen.
Förderung & Kosten
Kein Preis-Zwang, aber ein ehrlicher Rahmen. Und der Hinweis, wo Förderung möglich ist.
Einrichtung und Schulung «ab X € einmalig», optional «Y €/Monat» für Wartung und Updates. Die Software selbst ist Open Source und kostet keine Lizenz. Rechtslage in Kürze: Die GoBD verlangt für steuerlich relevante E-Mails Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist. Ein normales Postfach erfüllt das nicht.
Referenzen
FAQ
Was Kunden mich zu dieser Leistung am häufigsten fragen. Ihre Frage fehlt? Schreiben Sie mir.
Ist E-Mail-Archivierung überhaupt Pflicht?
Für Unternehmen mit steuerlich relevanter Korrespondenz: ja (GoBD). Ich richte eine revisionssichere Lösung ein, die das erfüllt.
Wo liegen meine Daten?
Auf Ihrem Server, Ihrem NAS oder einem Server in Deutschland. Keine US-Cloud, kein Zugriff Dritter.
Was kostet die Einrichtung?
«Ab X € einmalig für Einrichtung und Schulung, optional Y €/Monat für Wartung.» Lizenzkosten fallen nicht an.
Können wir den Altbestand übernehmen?
Ja. Gescannte Ordner und bestehende Postfächer werden mit Texterkennung importiert und sind danach per Volltext durchsuchbar.
Wer betreibt das System nach der Einrichtung?
Sie selbst – nach der Schulung ist das machbar. Oder ich übernehme Updates, Backups und Monitoring im Wartungsvertrag.
Kontakt
Kostenloses Erstgespräch, unverbindlich und persönlich. Ich sage Ihnen ehrlich, was geht, was es kostet und ob sich Förderung lohnt.
Kostenlos & unverbindlich · Antwort in 24 h · Persönlich vor Ort in Sachsen
